Workflow é a série de interações que ocorrem para completar uma tarefa. Organizações comerciais tem muitas espécies de workflow. Por exemplo, companhias de seguro processam declarações, companhias de entrega transportam cargas, e escolas aceitam pedidos para admissão. Todas essas tarefas envolvem várias pessoas, às vezes levam um longo tempo, e variam significantemente de organização para organização.

O objetivo do software de workflow é facilitar e trilhar atividades de workflow. Posto que diferentes organizações têm diferentes processos de workflow, o software de workflow deve ser flexível e fácil de customizar.